Wie Termine verlässlich organisieren?

13. Januar 2023. Der Bruchsaler Seniorenrat besteht derzeit aus 14 Mitgliedern, die alle mit der Planung, Organisation und Durchführung zahlreicher Aktivitäten beschäftigt sind. Wie kann man da die Kommunikation so gestalten, dass alle sicher, umfassend und rasch informiert sind und man nicht auf das ewige Hin und Her per E-Mail ausweichen muss? Wir sind deshalb auf der Suche nach einer geeigneten internetgestützten Plattform. Sie soll zuverlässig und einfach von jedem/jeder auf Deutsch supereinfach zu bedienen sein. Eine Hauptfunktion ist der Belegungskalender (Stundenkalender). Datensicherheit: Die Plattform muss datenschutzkonform sein. Daten dürfen nicht mit Drittunternehmen oder -Organisationen geteilt werden. PC-Lösung UND Smartphone sollen parallel funktionieren. EU-Lösungen werden bevorzugt. Und, wenn möglich: Eine auf Dauer kostenlose oder preiswerte Plattform wäre schön.

 

Sitzungstermine des Seniorenrats Stadt Bruchsal - 2023

10. Januar

7. Februar

7. März

4. April

2. Mai

6. Juni

4. Juli

August: Ferien

5. September

10. Oktober

7. November

5. Dezember

jeweils um 17:30 Uhr

 

1. PFIFFIG die Serviceplattform von Roland Sand

13. Januar 2023. Pfiffig ist eine datenbankgestützte Anwendung, die von jedem Rechner mit Internet erreichbar ist. Hier wird sie bereits im Jahr 2008 von Dr. Joerg Sieger vorgestellt. Zitat:

 

„Pfiffig" sorgt dafür, dass gewissermaßen alle einen einzigen Terminkalender haben. Mit gestaffelten Zugriffsrechten können die verschiedenen Mitarbeiter und Gruppen ihre Eintragungen vornehmen. Das Programm wacht darüber, dass keine Widersprüche bei Terminen und in der Raumbelegung entstehen und gibt am Ende auf Knopfdruck eine fertig formatierte Gottesdienstordnung aus.
Zusätzlich haben Sieger und Sand einige „intelligente" Funktionen eingebaut, die das Leben leichter machen. Ein Beispiel: Pfarrer Sieger gibt ein, wie viele Ministranten er für einen Gottesdienst benötigt. „Pfiffig" gleicht diese Anforderung mit den Meldungen der „Minis" ab, erstellt automatisch einen Ministrantenplan — und erinnert den jeweiligen Messdiener per E-Mail daran, wann er das nächste Mal zum Einsatz kommt. Bei den Organisten, Lektoren und Kommunionhelfer läuft es ähnlich. - Hier geht es zur Website von Jörg Sieger.

 

Hier ist ein Überblick über zahlreiche bestehende Pfiffig-Websites:

Pfarrei.informationssystem für innovative Gemeinden - Sie müssen angemeldet sein, um Zugang zu bekommen.

 

Hier wird das System Pfiffig genau beschrieben. Es nennt sich "Koordinationssystem pfiffig", und der Hauptzweck für seine Entwicklung war es, "die Verwaltung der Kirchengemeinden durch den Einsatz von PC und EDV möglichst schlank zu halten, um möglichst viel Energie für Pastoral und Seelsorge freisetzen zu können. Es ist eines der wichtigsten Instrumente, ein Koordinationsprogramm, das von Roland Sand speziell für unsere Gemeinden entwickelt wurde." Aus der Beschreibung geht hervor, wie mächtig und umfassend das Programm Pfiffig angelegt wurde. Man zeigt sich offen für weitere Anpassungen und nennt einen monatlichen Preis in Höhe von 15 Euro. Da die Seite nicht datiert ist, lässt sich nicht erkennen, wie der Stand heute ist. Am Schluss der Seite werden die Kontaktdaten von Dr. Sieger genannt.

 

2. DOODLE: Kostenloses Online Tool für die Terminplanung

Folgen Sie dem Link zur Homepage von Doodle (deutsch).

(c) doodle    

13. Januar 2023. Eine Abstimmung per Telefon oder Email ist nicht nur aufwendig, sondern auch zeitintensiv. Doodle ist ein Online-Umfrage-Tool, mit dem Sie kostenlos schnell und unkompliziert einfache Umfragen starten können und somit alle Ihre Kollegen, Freunde und Bekannten unter einen Hut bekommen.
Doodle ist der schnellste und einfachste Weg, alles Erdenkliche zu planen – von Meetings bis zur nächsten grossen Zusammenarbeit. Doodle ist ein werbefinanzierter Online-Dienst zur Erstellung von Terminumfragen oder einfachen Online-Umfragen. Der Dienst lässt sich anonym und wahlweise mit oder ohne Registrierung nutzen. Die gleichnamige Schweizer Entwicklungsfirma stellt Onlinewerkzeuge zur effizienten Terminfindung bereit.

 

Online Umfrage erstellen mit...
Online Terminplaner
Termine online finden mit...
Ihre Umfrage einfach und...
Ob registriert oder nicht, die Grundfunktionen der Umfragen-Software Doodle nutzen Sie komplett kostenlos. Sie haben aber auch die Möglichkeit, sich als Premium-Mitglied anzumelden.
Wie nutze ich Doodle?
Und so geht's:
Klicken Sie auf der Doodle-Startseite auf den Button „Einen Termin finden“
Geben Sie Ihrer Umfrage einen Titel und tragen Sie Ihren Namen und Ihre Email-Adresse ein. ...
Legen Sie nun die zur Auswahl stehenden Termine fest, indem Sie auf die entsprechenden Daten klicken.
Was spricht gegen Doodle?
Die meisten der für Doodle aufgezeigten Kritikpunkte bestehen bei diesem Produkt nicht: Keine Speicherung der IP-Adresse. Serverstandort liegt in Deutschland – keine Datenübermittlung an Stellen außerhalb der Europäischen Union. Verschlüsselte Datenübertragung (https).
Wie funktioniert Doodle auf dem Handy?
Wenn du auf Doodle mittels Mobiltelefon zugreifst, erkennt Doodle dein Gerät und gibt dir die Möglichkeit, auf Mobile Doodle zu wechseln. Wir empfehlen aber, dass du die kostenlose Doodle app für Android und iOS herunterlädst.
Doodle: App für Android

Im Google Play Store könnt ihr euch die App von Doodle für Android-Smartphones und -Tablets laden. Dort findet ihr die aktuelle Version "5.0.15". Doodle - Termin finden 3,3* über 1Mio. Achtung: Englische Sprache! "Mit Doodle schnell und einfach wie nie einen gemeinsamen Termin vereinbaren." Wenn man die Seite aufruft, landet man gleich auf Log-in (anmelden) oder Sign up free (kostenlos registrieren). Die deutschen User geben eine schlechte Bewertung von 3,3.

 

Doodle erstellen, Umfrage einrichten: Wie erstelle ich einen Doodle zur gemeinsamen Terminfindung? Im Video wird kurz erklärt, wie man eine einfache Umfrage ohne Anmeldung erstellt (von 2015).

Doodle: melde Dich an.

Doodle: Professionelle Terminplanung leicht gemacht

 

Doodle erstellen, Umfrage einrichten

15. Januar 2023. Hier folgt eine Beschreibung, die kurz und knackig beschreibt, wie einfach man mit Doodle arbeiten kann. Allerdings - das Video ist schon sieben Jahre alt. "Wie erstelle ich einen Doodle zur gemeinsamen Terminfindung? Im Video wird kurz erklärt, wie man eine einfache Umfrage ohne Anmeldung erstellt. Das heißt - am Ende muss man gucken, wo die meisten Kreuze für den selben Tag/Uhrzeit sind, um zu wissen, wann die meisten Zeit haben: In deinem Beispiel haben nie alle 7 Leute am gleichen Tag Zeit."

Doodle Umfrage erstellen | Tipps & Einführung

15. Januar 2023. Joschua stellt euch Doodle vor, der Online-Dienst zur Erstellung von Terminumfragen oder einfachen Online-Umfragen. Endlich ist die schwierige Organisation eines Gruppentreffens Geschichte.
0:00 | Registrieren/Anmelden
0:42 | Doodle erstellen
1:42 | Umfrage-Einstellungen
3:20 | Umfrage löschen
3:29 | Profilübersicht
3:40 | Umfrage erstellen

3.  Andere Planer - Apps

14. Januar 2023. Vereinssoftware aus der Cloud. Bei der Recherche in Google Play fallen einige Apps auf. Beim Thema "App" wird als selbstverständlich vorausgesetzt, dass alle Mitglieder ein Smartphone und ein Google-Konto besitzen. Die meisten Apps sollten kostenlos sein und werden wahrscheinlich Werbung enthalten.

"Vereinsplaner" App für Vereine 4,2* über 10.000 - sollte man sich anschauen.

"Vereinsorganisator" Termine 4,2* über 10.000 - sollte man sich anschauen

"CalendarApp" auf der eigenen Website mit Jimdo

"Vereinsmanager" Kommunikation 4,8* über 500, Dein Verein. Alles im Blick 

"WISO MeinVerein - Vereinsapp" 3,4* über 10.000 - dto.

"easyVerein -Vereinverwaltung" 3,7* über 5000 Terminfindung u.a. -dto.

"PFA - Umfragen erstellen" 4,7* über 100.000"

"survio Umfrage erstellen kostenlos" 

 

4. Mein Google-Kalender (am PC und App)

4. Andere Planer Tools (aber keine Apps)

21. Januar 2023. "LamaPoll" (ein deutsches Unternehmen) wirbt mit der Formulierung "extrem datenschutzfreundliches Umfragetool". Man bezeichnet Doodle als datenschutzrechtlich schwieriges Tool. LamaPoll könne man zur Terminfindung, -planung und Terminabstimmung einsetzen und sei somit eine Alternative zu Doodle. Es gibt anscheinend keine App, und man kann LamaPoll nicht in Websites einbinden. Auf YouTube gibt es eine Reihe von Anleitungen.

 

5. Anforderungen - Was soll die Terminplattform können?

15. Januar 2023. Welche Forderungen stellen wir an die Terminplattform? Was soll sie können? Unsere Wünsche und Vorstellungen sind gegenwärtig noch vage und sollten Zug um Zug weiter konkretisiert werden.

  1. Zugänglich für sämtliche Mitglieder des Seniorenrats Bruchsal
  2. Zugänglich für Hauptamtliche des Amtes für Familie und Soziales
  3. Einfachster Registrier- und Anmeldeprozess
  4. Jeder Teilnehmer bekommt Lese- und Schreibrechte.
  5. Jeder darf Terminvorschläge machen.
  6. Jeder darf Gegenvorschläge machen.
  7. Jeder darf Kommentare abgeben.
  8. Korrekturen/Löschungen darf nur der Anmelder machen.
  9. Nur der Anmelder darf den endgültigen Termin festlegen.
  10. Das System informiert sämtliche Teilnehmer bei Neueinträgen per E-Mail automatisch.
  11. Das System darf keine Doppelbelegungen akzeptieren.
  12. Das System soll Termine im Stundentakt/Halbstundentakt ermöglichen.
  13. Termine müssen Ansprechperson/Verantwortlicher, Name der Gruppe, Titel enthalten.
  14. Der Terminkalender soll klar und übersichtlich sein.
  15. Das Erstellen von Umfragen soll möglich sein.
  16. Keine Speicherung der IP-Adresse
  17. Serverstandort liegt in nach Möglichkeit in Deutschland
  18. Doodle liegt in der Schweiz, keine Datenschutzgrundverordnung - ginge das?
  19. Keine Datenübermittlung an Dritte, an Stellen außerhalb der Europäischen Union
  20. Deutsche Sprache, schnell und einfach zu bedienen
  21. Maximum an Datenschutz
  22. Maximum an Sicherheit gegen unbefugte Nutzung
  23. Verschlüsselte Datenübertragung (https)
  24. Falls Kosten anfallen, sollen einzelne Teilnehmer nicht belastet werden.
  25. Verantwortlichkeit klären - wer ist der Anmelder? Rechtliche Fragen.